Цели синхронизации приложений

Приложения "1С:Управление небольшой фирмой" и "1С:Бухгалтерия 8" можно использовать для работы в совместном режиме, что позволяет избежать двойного ввода документов, если вы работаете с этими двумя приложениями.

Цели синхронизации приложений

Одновременное использование в модели сервиса двух приложений предоставляет следующие преимущества:

• Повышение эффективности управления предприятием.
• Консолидация данных управленческого и бухгалтерского учета:
• наличие в приложении  "1С:Управление небольшой фирмой" всех данных, необходимых для управленческого учета;
• наличие в приложении "1С:Бухгалтерия 8" всех данных, необходимых для регламентированного учета и сдачи отчетности.
• Возможность работы сотрудников в привычной для себя среде:
• менеджеры работают в приложении "1С:Управление небольшой фирмой";
• бухгалтеры работают в приложении "1С:Бухгалтерия 8".
• Возможность минимизировать ручной повторный ввод данных:
• синхронизация справочной информации;
• передача из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" в приложение "1С:Бухгалтерия 8" документов, необходимых для сдачи отчетности.

Основные сведения о синхронизации данных

Синхронизация данных между приложениями является двусторонней и производится на уровне документов и справочной информации. Это означает, что справочная информация и документы могут мигрировать в обоих направлениях.

Внимание! Из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" в приложение "1С:Бухгалтерия 8" мигрируют практически все необходимые документы, состав которых является настраиваемым (например, можно отправлять только документы по продажам и закупкам и не отправлять производственные документы). Из приложения "1С:Бухгалтерия 8" в приложение "1С:Управление небольшой фирмой" переносятся только документы по учету денежных средств предприятия (документы по банку и кассе).

Внимание! Поддерживается два режима синхронизации данных – автоматическая и ручная. Режим синхронизации данных влияет на то, как будет производится отправка изменений данных в справочниках и документах из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" в приложение "1С:Бухгалтерия 8":

• При использовании режима автоматической синхронизации приложение "1С:Управление небольшой фирмой" автоматически отслеживает и регистрирует к отправке изменения справочников и документов (это основной сценарий совместного использования приложений) и таким образом гарантирует актуальность данных.
• При ручной синхронизации переносятся только изменения справочников, а отправка документов производится вручную при помощи специального помощника. При этом контроль актуальности документов в приложении "1С:Бухгалтерия 8" выполняется пользователем самостоятельно.

Для обоих режимов синхронизации можно задать ограничения на состав отправляемых документов по дате, организациям и видам документов. Кроме этого, для ручной синхронизации дополнительно можно задать условия на значения реквизитов отправляемых документов (например, отправлять документы только определенных контрагентов), а также отключить загрузку документов из приложения "1С:Бухгалтерия 8" в приложение "1С:Управление небольшой фирмой".

При передаче документов из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" в приложение "1С:Бухгалтерия 8" информация, необходимая для правильного отражения документов в бухгалтерском и налоговом учете (счета учета товаров, счета учета расчетов с контрагентами и т. д.), заполняется на основе предустановленных значений (учетная политика организаций, регистров сведений счета расчетов с контрагентами и т. д.) в приложении "1С:Бухгалтерия 8".

При первоначальной настройке синхронизации происходит попытка автоматической синхронизации, сопоставление существующих данных в обоих приложениях и совершается перенос несопоставленных объектов в обе стороны. Затем между базами будут передаваться только вновь созданные или измененные объекты.

В связанное приложение документы передаются в соответствии с теми параметрами проведения, которые были установлены в исходном приложении. То есть, если документ не был проведен или был удален в базе источника, то он будет загружен непроведенным или помеченным на удаление в базу приемника. Проведенные документы после загрузки автоматически проводятся повторно. При миграции документов из "1С:Управления небольшой фирмой" в "1С:Бухгалтерию 8"  в них автоматически добавляется информация о счетах учета, заданных по умолчанию в приложении "1С:Бухгалтерия 8" в соответствующих регистрах сведений.

При удалении документов или позиций справочников в базе приложения-источника соответствующие им объекты в базе приемника будут помечаться на удаление, но удаляться не будут. Для удаления вышеуказанных объектов далее нужно выполнить команду "Удаление помеченных объектов".

При первоначальном обмене данными идентификация данных справочников производится по коду или наименованию справочника. В некоторых справочниках производится идентификация по определенным полям, например по ИНН и КПП в справочниках "Организации" и "Контрагенты". В приведенной таблице показан порядок синхронизации основных справочников.

ВАЖНО! При последующих сеансах синхронизации данных поля поиска не используются, а синхронизация справочников и документов всегда производится по внутреннему идентификатору.

Порядок работы в информационных базах при использовании синхронизации данных

ВНИМАНИЕ! Основным сценарием совместной работы приложений является ввод документов в приложении "1С:Управление небольшой фирмой".

В зависимости от выбранного режима синхронизации данных (автоматическая или ручная) порядок работы при совместном использовании приложений "1С:Управление небольшой фирмой" и "1С:Бухгалтерии 8" может отличаться.

Рассмотрим более подробно порядок работы при использовании каждого из режимов.

1. Режим “Автоматическая синхронизация”. Это основной режим совместного использования приложений, при котором приложение "1С:Управление небольшой фирмой" автоматически отслеживает и регистрирует к отправке изменения данных справочников и документов. Аналогичные действия производятся в приложении "1С:Бухгалтерия 8". Синхронизация изменений между приложениями производится автоматически раз в несколько минут. Таким образом гарантируется актуальность данных.

Работа в обоих приложениях производится параллельно. То есть, например, менеджеры в информационной базе приложения "1С:Управление небольшой фирмой" оформляют документы, вводят информацию о новых клиентах. Бухгалтеры в "1С:Бухгалтерии 8" оперативно получают данные обо всех произведенных изменениях. Документы, отправленные из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" приложению "1С:Бухгалтерия 8", загружаются с указанием тех бухгалтерских и налоговых счетов, которые определены в приложении "1С:Бухгалтерия 8" для конкретных торговых операций (в регистрах сведений Счета учета номенклатуры и Счета расчетов с контрагентами). Бухгалтеры в своей базе могут создавать новые документы по кассовым или банковским операциям, и эти документы будут загружаться в приложение "1С:Управление небольшой фирмой".

При включенной синхронизации данных нет приоритетных информационных баз.

Пример. В "1С:Управлении небольшой фирмой" был оформлен документ Поступление в кассу. Этот документ был отправлен приложению "1С:Бухгалтерия 8". Бухгалтер заметил ошибки в оформлении документа. Если бухгалтер внесет изменения в этот документ (исправит ошибки в перенесенных данных), то исправления, которые он внес, будут переданы при следующем обмене в "1С:Управление небольшой фирмой". В тоже время бухгалтер может внести новые данные в документ (заполнить счета учета, указать соответствующие субконто и т. д.). Эти данные сохранятся при последующих обменах.

2. Режим “Ручная синхронизация”. Это дополнительный режим совместного использования приложений. Его отличие от режима “Автоматическая синхронизация” в том, что приложение "1С:Управление небольшой фирмой" автоматически регистрирует к отправке только изменения данных справочников, а отправка документов выполняется пользователем вручную при помощи специального помощника, в котором он определяет условия и состав отправляемых документов. При этом, как и при режиме “Автоматическая синхронизация”, изменения справочников и документов в приложении "1С:Бухгалтерия 8" регистрируются автоматически и при сеансах синхронизации отправляются приложению "1С:Управление небольшой фирмой". При необходимости можно отключить загрузку документов из приложения "1С:Бухгалтерия 8" в приложение "1С:Управление небольшой фирмой" и этим ограничить синхронизацию документов только в одну сторону.

ВНИМАНИЕ! При использовании режима “Ручная синхронизация” приложение "1С:Управление небольшой фирмой" не отслеживает и автоматически не региструет к отправке изменения документов. Поэтому не может гарантировать актуальность документов в приложении "1С:Бухгалтерия 8". При таком режиме контроль актуальности документов в приложении "1С:Бухгалтерия 8" выполняется пользователем самостоятельно.

При обоих режимах синхронизация может быть инциирована интерактивно пользователем при помощи команды Синхронизировать данные. При этом если синхронизация была инициирована в одном из приложений, во втором приложении не требуется выполнять аналогичную команду. Так же следует понимать, что механизм синхронизации, инициированный интерактивно пользователем, идентичен синхронизации, выполняемой автоматически (по расписанию).

Таблица соответствия выгружаемых документов информационных баз

Особенности выгрузки документов и справочников

• Основным режимом работы является ввод документов в приложении "1С:Управление небольшой фирмой".

• В "1С:Бухгалтерию 8" не переносятся документы, относящиеся только к управленческому учету. Это документы подсистем "Внеоборотные активы", "Зарплата и персонал", "Финансы".

• При обмене данными не переносятся документы ввода начальных остатков. Информацию о начальных остатках следует ввести в приложении "1С:Управление небольшой фирмой" и "1С:Бухгалтерия 8" перед началом обмена.

• Из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" в "1С:Бухгалтерию 8" не выгружаются документы Поступление на счет с видом операции "От подотчетника".

• При переносе из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" в "1С:Бухгалтерию 8" денежных документов с видами операций “Зарплата”, “Налоги” и “Прочее”, для корректного заполнения счета учета, его необходимо задать в статье документа в приложении "1С:Управление небольшой фирмой". Это связано с тем, что в приложении "1С:Бухгалтерия 8" нет возможности задать счета учета по умолчанию для данных операций.

• В приложении "1С:Бухгалтерия 8" в договорах контрагентов рекомендуется устанавливать вид расчетов "По расчетным документам".

• В приложении "1С:Управление небольшой фирмой" договоры не различаются по видам ("С покупателем", "С поставщиком" и т. д.), а реквизит "Вид договора" используется только для совместимости при переносе в приложение "1С:Бухгалтерия 8". Документы с некорректно заполненными договорами (с точки зрения "1С:Бухгалтерии 8") все равно переносятся, договоры в них заполняются, но они либо не проводятся, либо проводятся, но не создают проводок.

• При переносе из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" в приложение "1С:Бухгалтерия 8" документа Перемещение запасов с видом операции "Возврат из эксплуатации" реквизит "Партия материалов в эксплуатации" подбирается автоматически по методу FIFO.

• При переносе из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" в "1С:Бухгалтерию 8" документа Списание запасов с установленным флажком "Списать запасы из эксплуатации" реквизит "Партия материалов в эксплуатации" подбирается автоматически по методу FIFO.

• Для корректного переноса документа Перемещение запасов из приложения "1С:Управление небольшой фирмой", в случае использования давальческих материалов, в табличной части необходимо использовать материалы только одного заказчика.

• При использовании в приложении "1С:Управление небольшой фирмой" отбора по видам документов, в приложение "1С:Бухгалтерия 8" помимо выбранных видов документов переносятся также и документы на которые есть ссылки. Например, был установлен отбор по виду документа Поступление на счет. В этом случае при сеансе синхронизации в приложение "1С:Бухгалтерия 8" будут перенесены документы Поступления на счет и, кроме этого, документы которые были ими оплачены, – Акты выполненных работ, Расходные накладные и т.д. Это правило действует для синхронизации в автоматическом режиме и для ручной отправки документов.

Предварительные действия перед настройкой синхронизации

Перед настройкой синхронизации данных необходимо произвести следующие действия в информационных базах конфигураций "1С:Управление небольшой фирмой" и "1С:Бухгалтерия 8":

1. В конфигурациях "1С:Бухгалтерия 8" и "1С:Управление небольшой фирмой" должна быть введена информация о тех организациях, по которым будет мигрировать информация при синхронизации данных. Для этих организаций должна быть определена учетная политика бухгалтерского и налогового учета в конфигурации "1С:Бухгалтерия 8".
2. В конфигурации "1С:Бухгалтерия 8" должна быть правильно заполнена информация в регистрах сведений, обеспечивающих заполнение бухгалтерских счетов по умолчанию ("Счета учета номенклатуры", "Счета учета расчетов с контрагентами").
3. В конфигурации "1С:Бухгалтерия 8" должен быть указан "Тип плановых цен", должны быть сформированы цены по этому типу цен и заполнен реквизит "Статья затрат" для номенклатуры, участвующей в производственных операциях.
4. Информация о начальных остатках не мигрирует между конфигурациями, поэтому перед началом синхронизации данных необходимо ввести информацию о начальных остатках самостоятельно

Если учет ведется в конфигурации "1С:Управление небольшой фирмой" и данные необходимо выгрузить в конфигурацию "1С:Бухгалтерия 8", то перед началом синхронизации данных в конфигурации "1С:Бухгалтерия 8" должны быть введены начальные остатки (товаров, взаиморасчетов с контрагентами, НДС) на момент начала синхронизации данных.

5. В конфигурации "1С:Управление небольшой фирмой" должны быть корректно включены функциональные опции, например:

• в случае ведения учета по нескольким организациям в "Настройке параметров учета" должен быть установлен флажок "Вести учет в ИБ по нескольким организациям",
• в случае комиссионной торговли – флажок "Использовать прием товаров на реализацию по договору комиссии" и т. д.

6. В конфигурации "1С:Управление небольшой фирмой" должен быть корректно заполнен справочник "Сотрудники": таким образом, чтобы в нем присутствовали подотчетники из конфигурации "1С:Бухгалтерия 8", т. е. у таких сотрудников должен быть заполнен реквизит "Физ. лицо" соответствующим 

Последствия несоблюдения предварительных действий

При невыполнении всех пунктов раздела Предварительные действия перед настройкой синхронизации документы при обмене могут быть загружены непроведенными вследствие незаполненной учетной политики организаций, незаполненных реквизитов или отсутствия остатков. В таком случае может потребоваться ручная корректировка и проведение документов.

Дата запрета загрузки данных и Дата запрета изменения данных

Дата запрета загрузки данных предназначена для запрета загрузки из других приложений документов, не соответствующих заданным условиям.

Дата запрета изменения данных предназначена для запрета любого изменения документов (будь то загрузка или ручное изменение), не соответствующих заданным условиям.

Соответственно, если требуется запретить только загрузку – нужно установить Дату запрета загрузки данных, если любое изменение документов - Дату запрета изменения данных.

Для обоих механизмов ограничение можно задать по дате и по организациям. Например, можно установить условие по "Дате запрета загрузки данных" на 31.07.2013 г. по организации "Торговый дом". В этом случае в результате синхронизации загрузка документов, относящихся к организации "Торговый дом", с датой ранее указанной даты выполнена не будет.

Настройка синхронизации

Настройка синхронизации – процедура ответственная, отнеситесь к ней внимательно.

Внимание! Перед настройкой мы рекомендуем ознакомится с общей информацией о синхронизации (см. выше в этой статье).

Если вы уже используете приложение "1С:Управление небольшой фирмой", то лучше всего синхронизовать его с вновь созданным (пустым) приложением "1С:Бухгалтерия 8". Сначала в пустое приложение будут переданы все данные из приложения "1С:Управление небольшой фирмой", а затем вы заполните начальные остатки и прочие данные в "1С:Бухгалтерии 8".

Таким образом, добавьте еще одно приложение "1С:Бухгалтерия 8".

Настройка синхронизации приложений "1С:Управление небольшой фирмой" и "1С:Бухгалтерия 8" выполняется из приложения "1С:Управление небольшой фирмой".

Настройте синхронизацию данных согласно подробной инструкции (см. по ссылке).